L’Assemblée Générale en ligne est ouverte pendant 20 jours, du 31 mai au 20 juin 2022

Assemblée générale 2022

Assemblée générale en ligne sur établissement d'un questionnaire à remplir par le membres de l'association
Nom(Nécessaire)

Assemblée générale en ligne

Merci d'inscrire vos commentaires/remarques/suggestions dans les cases prévues à cet effet pour chaque point du procès verbal, ou de voter pour l'un ou l'autre sujet demandant une approbation des membres. Le comité s'est réuni en date du 23 mai pour préparer les sujets de cette assemblée. Des discussions ont eu lieu qui vous sont reportées dans le présent formulaire.

1. Ouverture de l'Assemblée Générale

Bienvenue à vous, membres de l'Association La Côte Flûte Festival, à cette Assemblée Générale en ligne par écrit. Le choix de faire cette assemblée en ligne est du à la reprise culturelle et humanitaire post-covid et de guerre en Ukraine très chargée - certains membres du comité ou de l'organisation du festival étant actifs soit dans le milieu culturel ou social - il a été impossible de choisir une date à laquelle tous les membres pouvaient être présents.
1. Ouverture de l'Assemblée Générale

2. Assemblée Générale 2021

En 2021, il n’y a pas eu d’Assemblée Générale en raison du Covid et des problèmes organisationnels liés aux restrictions encore en vigueur. Cependant, les procédures légales ont été faites (comptes, rapport des vérificateurs). De plus, les membres du Comité étant élus pour 2 ans, il n’y avait pas de pertes de ce côté là. Pour 2023, l’Assemblée Générale aura lieu en mai. Sarah van Cornewal (présidente) prendra contact avec Alexandra Cecchetto (secrétaire générale) en avril pour se coordonner entre la comptabilité, la vérification des comptes et la tenue de l'Assemblée Générale. De manière statutaire, les membres doivent être convoqués 20 jours avant la date de l'Assemblée Générale.
2. Assemblée Générale 2021

3. Membres du Comité: départs/admissions

Tout le Comité se représente pour les deux prochaines années: Présidente: Sarah van Cornewal | Secrétaire: Cécile Willa | Trésorier: Hans Freivogel | Membres: Sara Boesch - Lauriane Macherel - Edith Freivogel
Veuillez cocher les noms des personnes dont vous acceptez la réélection(Nécessaire)
3. Membres du Comité: départs/admissions

4. Rapport du trésorier sur l’exercice comptable 2021

Les comptes 2020 et 2021 sont disponibles en téléchargement au-haut de cette page. ___ Le trésorier donne la parole à Alexandra Cecchetto, secrétaire générale du festival et experte comptable, qui a établi les comptes de 2020 et 2021 et gère la comptabilité du festival quotidiennement: L'année 2021 présente un déficit qui s'explique ainsi : ___1) Nous avons investi dans l'achat d'un logiciel comptable CRESUS (CHF 1'251.45) ___2) Les fondations/sponsors ont été peu soutenants en 2021, à titre de comparatif, - 65% des recettes par rapport à l'édition 2018 (dernière grande édition). Certaines fondations ont réorienté leurs buts durant le Covid (soutien aux restaurateurs notamment et moins de dons selon nos retours, nous avons également eu plus de difficulté à vendre des espaces publicitaires. ___3) Baisse de l'affluence lors du festival, s'expliquant par l'obligation du certificat Covid et autres contraintes sanitaires et une certaine frilosité de la population à se rassembler, - 68% de vente de billets en 2021 en comparaison à 2018. ___4) Par ailleurs, nous n'avons pas sollicité d'aide COVID du canton de Vaud en 2021 car la perte n'était pas assez conséquente à notre sens, nous l'avions fait en 2020 (aide d'environ 26'000.- qui avait réduit la perte de 2020 à environ 3'000.-). ______Remarque de Carole Reuge au sujet de l'aide cantonale: A la suite d'une mauvaise lecture des comptes 2020 par le canton de Vaud, une lettre a été adressée au festival qui demandait le remboursement de la perte, ayant été interprétée comme un bénéfice. Un dossier complet a été envoyé pour justifier la perte de manière comptable. __Conclusion du trésorier Hans Freivogel qui note l'excellente tenue des comptes de 2020 et 2021. Le plan comptable a été refondu sur ces deux années, et tous les objets sont beaucoup mieux définis et clairs. Alexandra Cecchetto est remerciée pour l'excellence de son travail. ___ Cette dernière note qu'il faudra à l’avenir séparer les frais de catering (repas) des bénévoles, des artistes et des festivaliers pour avoir une vision encore plus claire des différents postes du budget. Cela sera établi à travers la billetterie dès l'automne 2022.
4. Rapport du trésorier

5. Rapport des vérificateurs des comptes

Les rapports des vérificateurs des comptes de 2020 et 2021 sont téléchargeables ci-dessus.
5. Rapport des vérificateurs des comptes

6. Acceptation des comptes 2021

Acceptez-vous les comptes de 2020?(Nécessaire)
Acceptez-vous les comptes de 2021?(Nécessaire)
6. Acceptation des comptes 2021

7. Election des vérificateurs des comptes

Des deux vérificateurs de l'année 2021, seul l'un des deux pourra être réélu pour 2022 (Patrick Fahrni), le premier ayant déjà opéré deux ans de suite (Diego Lindlau Gleiser). Une nouvelle personne n'a pas encore été désignée, et Monsieur Patrick Fahrni n'a pas encore été consulté sur son souhait de reconduire cette tâche pour 2023.
Acceptez-vous que les vérificateurs des comptes pour l'année 2022 soient désignés par le comité sans vote ultérieur?(Nécessaire)
Êtes-vous intéressé/e à devenir vérificateur/trice des comptes pour l'année 2022?(Nécessaire)
Les comptes seront envoyés en avril 2023 aux vérificateurs.
7. Élection des vérifateurs des comptes

8. Compte rendu Festival 2021

Compte rendu par Carole Reuge, souligné par des membres du Comité et par la secrétaire générale Alexandra Cecchetto. ___ Humainement et artistiquement, le Festival 2021 était exceptionnel. L’ambiance était particulière, comme des retrouvailles d’une grande famille musicale. Beaucoup de liens très forts entre bénévoles, artistes et jeunes ont été confirmés lors de l'événement. Le Covid a contribué à révéler ces liens. ___ Du côté des chiffres , il y a plus de 60% de réduction à tous les niveaux (fréquentation du public, nombre de bénévoles, chambres chez l'habitant, exposants, etc...). Le festival n’est pas un cas isolé et cette baisse se trouve dans une fourchette “normale”. Au vu de cette grosse baisse de public, de sponsors, etc.. les pertes financières auraient pu être énormes, ce qui n'a pas été le cas, grâce à une politique d'austérité très contrôlée. ___ Le concours Flûte Gam(m)es a été très positif pour la deuxième année consécutive, malgré la pandémie: investissement des enfants, beaucoup de professeurs de Suisse romande et de France voisine dans le jury. Excellent atmosphère. ___ Tout se pose et se développe, cette édition de 2021 a été un aboutissement de plusieurs années. ___ Du côté des bénévoles, il y avait un bon lien humain, beaucoup de souplesse avec une situation très complexe (liée encore une fois au Covid et au contrôle des pass). L'ambiance chaleureuse a permis la conduite du festival en toute sérénité.
8. Compte rendu Festival 2021

9. Présentation des projets pour 2022

Une programmation sur 3 ans a été prévue afin de fidéliser les apports financiers et reprendre une activité post-covid culturelle normale. ___ Actuellement, le festival se projette donc jusqu’en 2024. Mais 2025 se met déjà en place. ___ Pour 2022: ___ Intermezzo centré sur l’enfance et la musique jouée en tant qu'adulte amateur. ___ JEUDI SOIR: Carte blanche au Conservatoire de Nyon et médiation culturelle avec le Musée National de Prangins (visite de l'exposition Ovide en musique) ___ VENDREDI SOIR: grand projet interrégional en collaboration avec des établissement d'enseignement musical: Orchestre de Fûtes Symphonique des Jeunes (OFSJ) avec la mise en place de la Suite Asiatique d'Eric Ledeuil, grande pièce symphonique incluant des violoncelles et des percussions; ainsi que l'exécution d'une oeuvre jouée par deux jeunes lauréates (12 ans) des dernières éditons du concours Flûte Gam(m)es. ___ SAMEDI SOIR: fanfare de Nyon et de St Paul de Vence (Côte d'Azur) ainsi que 4 flûtistes enfants (8 à 13 ans) solistes. ___ DIMANCHE SOIR: Clôture avec l'orchestre à cordes du Conservatoire de Lausanne les Ministrings, en collaboration avec les saisons musicales de la ville de Gland. ___ WEEK-END EN JOURNÉE: conte musical la flûte magique de Luna, spectacle musical Pierrot in duo, deux spectacles incluant des enfants, concert famille au musée de Prangins et remise des prix du concours.
9. Présentation des projets pour 2022

10. Budget 2022

Le budget 2022 est téléchargeable ci-dessus
Acceptez-vous le budget 2022(Nécessaire)
10. Budget 2022

11. Répartition des tâches du Comité

Une discussion doit avoir lieu sur les divers rôles des membres du Comité afin d'être mieux organisés et structurés sur ce point, et décharger la directrice et la secrétaire générale qui sont elles mandatées pour organiser le festival lui-même et non pas la bonne marche de l'Association. ___ SECRÉTAIRE: prendre les PV, envoyer la convocation à l'Assemblée Générale et autres assemblées extraordinaires. ___ TRÉSORIER/ÈRE: regard sur les finances et sur le travail effectué par Carole Reuge et Alexandra Cecchetto. Carole Reuge paye toutes les factures depuis 2 ans. Une discussion s'engage avec le trésorier qui ressent qu'il n'a pas assez de possibilité de contrôler les divers mouvements financiers. ___ Il est établi qu'un système de communication hebdomadaire entre Carole Reuge et Hans Freivogel doit être mis en place pour valider et vérifier les paiements. Carole Reuge continuera de s’occuper des paiements Liés aux des diverses commandes en ligne, et Hans Freivogel s'occupera de régler les autres factures. --- Le tout sera géré sur le drive du festival qui contient déjà toutes les pièces justificatives mise à jour quotidiennement. Un dossier a été créé avec les factures à régler ou à valider. ___ PRÉSIDENT/E: Préparer les AG annuelles en corrélation avec la secrétaire générale (clôture des comptes) et présence publique pendant les éditions du festival aux côtés de Carole Reuge. ___ MEMBRES DU COMITÉ: établir des liens dans leurs divers réseaux de musiciens ou autres connaissances. Exercer leur droit de regard sur les activités du festival et les décisions prises par la directrice et la secrétaire générale, salariées du festival.
11. Répartition des tâches du Comité

13. Divers

DIVERS 1) Remarque au sujet des activités proposées par le festival (orchestres à l'année, ateliers, concours): si l'activité est gratuite (par exemple projet OFSJ), l'adhésion à l'association est obligatoire. Si l'activité est payante, une réduction est offerte en cas d'adhésion. Ainsi le nombre de membres augmentera drastiquement en 2022. ___ DIVERS 2) Discussion au sujet de la Convention française de la flûte en France qui aura lieu en fin octobre 2022. Des exposants ont émis la crainte que les deux événements se fasse concurrence. En 2016, les deux événements avaient eu lieu à quelques semaines d'écart, et n'avaient pas engendré de perte d'exposants, d'artistes ou de public d'un côté ou de l'autre. Aucune crainte ne peut donc être fondée à ce sujet, La Côte Flute Festival et la convention française de la flûte sont 2 événements avec des fonctionnements différents qui évoluent chacun de leur côté, tout en collaborant étroitement avec des échanges réguliers entre organisateurs, et à travers la présence des deux entités dans le Conseil Européen de la Flûte (dont Carole Reuge est membre du comité central). ___ DIVERS 3) Rencontre européenne des Orchestres de flûte en janvier 2023, Aveiro, Portugal: les Vents blancs (jeunes et adultes) et les Piccolo (enfants), les deux orchestres à l'année du festival, sont invités mais les effectifs sont en perte de vitesse, et la participation des Vents Blancs est remise en question. Fidélisation problématique, aussi au niveau associatif. Apparemment, une perte de vitesse des activités adultes amateurs se ressent de manière générale un peu partout dans le monde. Après la pandémie, les liens sociaux sont à reconstruire et cela prendra du temps.
13. Divers
Un grand merci d'avoir pris le temps de participer à cette Assemblée Générale atypique. en 2023, c'est promis, nous ferons une Assemblée en bonne et du forme suivi d'un verre de l'amitié.