Exposants 2020
 
Info Covid-19

EN RAISON DE LA SITUATION DUE AU CORONAVIRUS, ET DE LA REPROGRAMMATION DE LA GRANDE EDITION DU FESTIVAL EN 2021, LES TARIFS DE L’EXPOSITION 2020 ONT ÉTÉ REVUS À LA BAISSE

règlement

I. INFORMATION GENERALE

a. INVITATION
La septième édition de La Côte Flûte Festival Académie aura lieu du 28 septembre au 4 octobre 2020 dans la région de la Côte, entre Genève et Lausanne, en Suisse. En tout environ 20 concerts/master classes/ateliers auront lieu.

b. LIEUX
le Théâtre de Grand-Champ se situe à Gland, entre Genève et Lausanne. Le festival se déroulera au théâtre de Grand-Champ mais aussi dans d’autres lieux à Gland.

HORAIRE DE L’EXPOSITION:
Installation: Vendredi 2 octobre 2020 de 8:30 à 10:30.
Les exposants peuvent accéder à leur stand avant l’heure d’ouverture: de Vendredi à Dimanche, de 8:30 à 19:30.
HORAIRE D’OUVERTURE DE L’EXPOSITION:
Vendredi et samedi: de 10:30 à 18:30
Dimanche: de 10:30 à 16:30
Démontage: Dimanche 4 octobre 2020, de 16:30 à 18:00
La salle d’exposition sera ouverte chaque jour aux exposants 2 heures avant l’ouverture officielle et 1 heure après sa fermeture.

c. RESERVATION D’UN STAND
Les exposants peuvent réserver des tables de 3 mètres ou de 1 mètres 20. Les exposants peuvent réserver un nombre illimité de tables, selon la disponibilité. Pour réserver une table, veuillez compléter le formulaire en ligne, à l’adresse suivante:
www.flutefestival.ch/cms/expo2020

Pour toute question, veuillez contacter Carole Reuge
+41 78 888 7170
Email direction@flutefestival.ch

II. ATTRIBUTION D’UN ESPACE

a. INFORMATION GÉNÉRALE
Un stand sera attribué aux exposants par le Comité du Festival. Cette attribution sera faite dans l’ordre de réception des réservations. Les stands seront attribués jusqu’à occupation complète des espaces d’exposition. Lorsque les espaces seront pleins, toute demande déjà payée sera remboursée rapidement.
SYSTEME D’ATTRIBUTION DES STANDS: Uniquement par La Côte Flûte Festival

b. NOTIFICATION DE L’EMPLACEMENT DU STAND
Les exposants vont être informés de l’attribution de leur stand après le 31 août 2020. Pour les réservations tardives, l’exposant sera informée dans les deux semaines après réception de la réservation.

III. TARIFS ET OPTIONS DE PAIEMENT
Les paiements peuvent se faire par virement sur le compte postal du festival (virememnt SEPA) ou par système en ligne comme Transferwise (www.transferwise.com)
Depuis l’étranger:
Nom et adresse de la banque:
PostFinance SA
Mingerstrasse 20
3030 Berne
Suisse

Swift code/BIC:
POFI CH BE

Nom du bénéficiaire:
Festival de Flûte de la Côte
1196 Gland

Numéro de compte (IBAN):
CH97 0900 0000 1214 4919 0
numéro de compte: 12-144-919-0

Depuis la Suisse:

CCP 12-144919-0

Tarif par stand

Stand standard: 250.00 CHF Petit stand: 150.00 CHF Partenaires culturels: offert

Les réservations par téléphones ne seront pas prises en compte. Les entreprises de l’étranger doivent faire leur versement en CHF (francs suisses), virés directement sur le compte du festival ou par PayPal. Les chèques ne sont pas acceptés. Tous les formulaires se trouvent sur le site internet du festival, à remplir en ligne.

a. BADGES SUPPLEMENTAIRES
Badge supplémentaire (deux badges sont fournis pour chaque stand réservé), si commandé sur le FORMULAIRE DE RESERVATION D’UN STAND ET CONTRAT: 25.00 CHF par badge. Si commandé pendant le festival: 30 CHF par badge. Une taxe de 20.00 sera perçue pour tout badge perdu.

b. REMBOURSEMENTS
Seule les demande écrites seront prises en considération pour un remboursement. Le remboursement des frais du stand et des badges supplémentaires seront fait sous les conditions suivantes:
100% si la demande est faite avant le 30 juin 2020; 50% si la demande est faite du 1er juillet au 31 août 2020; aucun remboursement ne sera fait après le 31 août 2020. Les frais supplémentaires pour exposants hors-Suisse ne sont pas remboursables.

IV. DESCRIPTION DES PRODUITS ET SERVICES
Chaque exposant peut inclure une description factuelle de 500 caractères ou moins, décrivant les produits offerts ou les services fournis. Cette description ne peut pas contenir d’annonces d’objets de vente non-autorisé pour l’entreprise. La Côte Flûte Festival se réserve le droit d’éliminer tout texte non conforme à l’activité légale de l’entreprise. Chaque entreprise commerciale qui aura versé les taxes d’exposants le ou avant le 15 JUIN 2020 figurera dans le programme du festival.
Seront inclus le nom de l’entreprise, l’adresse, le téléphone, l’email et le représentant légal qui aura signé le FORMULAIRE DE RESERVATION D’UN STAND ET CONTRAT. La description des produits/services de 500 caractères ou moins sera inclue au programme si elle est fournie à temps.

V. PUBLICITES DANS LE PROGRAMME
Publier une annonce dans le programme officiel du festival est un excellent moyen de susciter l’intérêt pour votre stand d’exposition, et rappeler votre présence aux participant au festival. LES OPTIONS POUR POUR LES ANNONCEURS sont disponibles sur le site internet du festival www.flutefestival.ch. Une publicité 1/8 de page est offerte aux exposant réservant un petit stand, et une publicité 1/4 de page est offerte aux exposants réservant un stand standard. Toute publicité devra être envoyée avant le 15 JUIN 2020 pour être publiée dans le programme.

VI. EQUIPEMENT DES STANDS ET SERVICES
Chaque table mesurera 3 mètre de long pour un stand complet, et 1.2 mètres pour un petit stand, équipé d’une nappe et de chaises.
Veuillez adresser vos questions à l’adresse suivante:
info@flutefestival.ch

VII. ENVOI DE MATERIEL A L’AVANCE
Aucun envoi de matériel ne pourra être fait à l’avance.

VIII. TAXES DE VENTE ET LICENCES
Les exposants ont le droit de vendre et prendre des commandes sur le sol de l’exposition. Chaque exposant est responsable de ses propres ventes et des licences et documents officiels nécessaires à la vente en Suisse, ou au passage à la frontière. Pour les compagnies européennes, le festival conseille de se munir d’un carnet ATA.

X. LOGEMENT DES EXPOSANTS
Des informations sur les hôtels seront disponibles sur le site internet du festival. Afin que le festival atteigne ses cotas de chambres qui permettent d’établir des tarifs préférentiels bas, il est important que les exposants s’annoncent comme participants au festival lorsqu’ils réservent une chambre dans un l’hôtel officiel. Le formulaire de réservation se trouve sur la page “informations pratiques 2018“

XII. RESPONSABILITES ET ASSURANCES
Chaque exposant assume l’entière responsabilité pour les pertes, dommages et réclamations dans l’hôtel et la salle d’exposition sur les objets apportés et doit garantir, défendre, et décharger La Côte Flûte Festival, l’hôtel et ses employés, propriétaires, compagnies affiliées, agents et directeurs. Les exposants reconnaissent que La Côte Flûte Festival, et/ou, le Théâtre de Grand-Champ ne couvrent pas par une assurance les biens de l’exposant, et que c’est de la seule responsabilité de l’exposant d’obtenir une assurance pour couvrir les éventuels dommages et pertes, quelles qu’en soient les causes.

XIII. SECURITE
Des collaborateurs du festival seront de service dans le hall d’exposition depuis l’installation jusqu’à la fermeture à 18 heures 30, dimanche 4 octobre 2020.
RÈGLES DE SÉCURITÉ ET PROCÉDURES à RESPECTER DURANT LE FESTIVAL
Tous les participants au festival doivent porter le badge du festival et doivent être bien mis en vue dans la salle d’exposition. Les instruments et embouchures doivent être exposés séparément de leur boîte. Aucun instrument ou embouchure ne pourront sortir de la salle d’exposition sans leur boîte. Les partitions et livres sortant de la salle d’exposition doivent être dans des sacs officiels fournis par le festival. Personne ne sera admis dans la salle d’exposition après sa fermeture.
Les problèmes doivent être rapportés à un membre du personnel du festival qui le notifiera à un membre de la direction. Nous rappelons aux exposants qu’ils doivent assurer leur propre responsabilité, pertes et autres assurances.
La salle d’exposition sera ouverte aux exposants deux heures avant l’ouverture de la salle et une heure après sa fermeture. SANS EXCEPTION!

XIV. REGLEMENT GENERAL

a. HORAIRES
Les exposants ne seront pas autorisés à exposer leur matériel tant que leurs taxe n’aura pas été payée intégralement.
Chaque stand doit être occupé par une personne responsable pendant les heures officielles de l’exposition. Des collaborateurs du festival seront sur place dès la mise en place jusqu’au démontage par l’équipe de l’exposition. Pour un maximum de sécurité, les exposants doivent fermer leur stand rapidement après la fermeture chaque jour. Chaque exposant doit garder son stand ouvert jusqu’à l’heure de fermeture du dernier jour du festival. Chaque exposant accepte expressément de monter et démonter son stand aux horaires publiés. Ceci fait partie de l’accord contractuel.

b. STAND
Chaque stand doit se conformer à la taille de l’espace attribué et doit être arrangé pour ne pas obstruer la vue ou interférer sur d’autre stands. Toutes les décorations doivent se conformer aux conditions du Théâtre de Grand-Champ. De plus, toute décoration doit se conformer aux codes de sécurité et d’incendie du lieu. Les sorties et extincteurs ne doivent pas être obstrués.
Aucun exposant ne peut déménager dans un stand libre. Si vous désirez acheter un espace supplémentaire, veuillez contacter le festival (Email info@flutefestival.ch)

c. VENTES
Durant les heures d’exposition, toute démonstration ou autre activité de vente doit se situer à l’intérieur de l’espace fourni.
Afin d’assurer des chances égales de vente, les espaces d’exposition uniquement sont réservés pour des ventes commerciales et des démonstrations. Des artistes peuvent être encouragés par les exposants de signer des autographes et promouvoir la vente; cependant, les représentations et concerts sont interdites.
Les espaces d’exposition sont les seuls sites pour toute activité commerciale. Toute entreprise qui tente d’exercer son activité en-dehors de ces espaces pendant les heures d’exposition recevra un avertissement. Après deux avertissements, une mesure disciplinaire sera intentée, comme décrit ci-dessous. Le comité du festival et ses agents se donnent le droit de déterminer si un vendeur est en violation ou a l’intention de ne pas respecter ces règles. Si nécessaire, les mesures disciplinaires suivantes seront prises:
Une notice sera remise au contrevenant sur place, demandant au contrevenant de cesser.
Aucun exposant n’a l’autorisation de montrer des marchandises autres que celles manufacturées ou distribuées par son entreprise dans son activité courante. S’engager dans des pratiques frauduleuses est interdit. De telles pratiques incluent, mais ne sont pas limitées à, des importations illégales, des violations de patentes, de propriété intellectuelle, ou copyright. Aucun exposant n’est autorisé à obtenir un espace en dehors des zones désignées.
Aucun individu, entreprise, organisation qui n’ont pas de stand attribué n’auront l’autorisation de solliciter des affaires dans la salle d’exposition.

d. LOGO DU FESTIVAL
L’utilisation du logo La Côte Flûte Festival ne peut être utilisé sans un accord écrit.

e. PRATIQUES COMMERCIALES
Le festival se réserve le droit de réduire, d’interdire immédiatement, ou d’intenter toute autre action contre tout exposant dont les méthodes et pratiques sont jugées contraires au principes du festival, qu’elles soient légales ou illégales, et/ou qu’elles menacent la qualité et l’intégrité de La Côte Flûte Festival. De telles pratiques incluent – mais ne sont pas limitées à – l’apparence d’un commerce malhonnête, et des techniques de marketing trompeuses. Un exposant qui ne rectifie pas ses méthodes jugées malsaines peut être sujet aux actions immédiates suivantes:
Une notification stipulant au détracteur de cesser immédiatement
Le festival peut fermer le stand d’exposition jusqu’à ce que la situation soit réglée, avec aucun remboursement des frais d’exposition. Lorsque le festival prend de telles mesures, l’exposant peut faire recours auprès du Comité du festival, qui peut à son tour confirmer, inverser ou modifier la décision, ou prendre toute décision estimée juste ou nécessaire dans les circonstances données. De telles actions peuvent inclure une interdiction d’exposer au prochain La Côte Flûte Festival.
Si un exposant prend exceptionnellement la responsabilité des activités de vente d’un autre exposant, il est de la seule responsabilité du distributeur, fabricant ou propriétaire des ventes de suivre les règles du système légal à ses propre frais, et non au-travers du festival. Toute action intentée en violation au présentes conditions sera intentée pour le seul bénéfice du festival.

f. BADGES NOMINATIFS
Chaque exposant a l’autorisation d’avoir deux badges nominatifs par stand loué. Il est impératif que les exposants distribuent des badges uniquement aux personnes autorisées à travailler sur leur stand. Tout badge supplémentaire sera donné pour le prix de 50.- CHF.

g. AMPLIFICATION
Les instruments amplifiés ne seront pas autorisés dans les espaces de l’exposition.

h. CONTRAT
Ces règles et règlements font partie intégrantes du contrat entre l’exposant et La Côte Flûte Festival. Tout point non mentionné spécifiquement fera l’objet d’une décision des responsables de l’exposition, avec référence au Comité de La Côte Flûte Festival, dont la décision sera finale.

i. DIVERS
Des photos peuvent être prises dans les espaces de l’exposition. La fumée ne sera pas autorisée dans la salle d’exposition.